Είναι σύνηθες πλέον , εργαζόμενοι, κατά την πρόσληψή τους, από μεγάλους εταιρικούς οργανισμούς, πέραν της συμβάσεως εργασίας να υπογράφουν Συμφωνητικό Εχεμύθειας  καθώς και Έντυπο Πολιτικής Ορθής Χρήσης, στο οποίο συνήθως υπάρχει και ενημέρωση ότι τα τηλέφωνα και ο ηλεκτρονικός υπολογιστής που θα χρησιμοποιούν κατά την εργασία τους ενδέχεται να παρακολουθούνται ή/ και να καταγράφονται από τον εργοδότη. Σε αυτές τις περιπτώσεις πώς διασφαλίζεται η τήρηση των αρχών και κανόνων του ΓΚΠΔ και η προστασία των προσωπικών δεδομένων του εργαζομένου; Διαφωτιστική για το θέμα αυτό είναι η υπ’ αριθ.27/2024 Απόφαση ΑΠΔΠΧ:

Γενική Αρχή

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τυγχάνουν νόμιμης επεξεργασίας μόνο όταν πληρούνται σωρευτικά οι προϋποθέσεις του άρθρου 5 παρ. 1 ΓΚΠΔ, δηλ.

i)η νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια

ii)ο περιορισμός του σκοπού

iii)η ελαχιστοποίηση των δεδομένων

iv)η ακρίβεια

v)ο περιορισμός της περιόδου αποθηκεύσεως

vi)η ακεραιότητα και η εμπιστευτικότητα

Ειδικές επικουρικές Αρχές επί των εργασιακών σχέσεων

1.Σύμφωνα με την υπ’ αρ. 115/2001 Οδηγία της ΑΠΔΠΧ για την επεξεργασία των δεδομένων στις εργασιακές σχέσεις, αναφέρεται ότι η συγκατάθεση των εργαζομένων δεν μπορεί να άρει την απαγόρευση της υπέρβασης του σκοπού και ότι στην περίπτωση των σχέσεων απασχόλησης, η εγγενής ανισότητα των μερών και η κατά κανόνα σχέση εξάρτησης των εργαζομένων θέτει σε αμφιβολία την ελευθερία της συγκατάθεσης των εργαζομένων, η οποία αποτελεί στοιχείο απαραίτητο για την εγκυρότητα της επεξεργασίας. Επιπλέον, σύμφωνα με τις Κατευθυντήριες Γραμμές (ΚΓ) της Ομάδας Εργασίας του άρθρου 29 (ΟΕ29), η ανισορροπία ισχύος μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου οδηγεί στο συμπέρασμα ότι στην πλειονότητα των περιπτώσεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων στην εργασία η νομική βάση δεν μπορεί και δεν θα πρέπει να είναι αυτή της συγκατάθεσης, διότι όπως αναφέραμε, είναι αμφίβολο κατά πόσο εκφράζει ελεύθερη δικαιοπρακτική βούληση του εργαζομένου.

Επομένως η σύμβαση εξαρτημένης εργασίας είναι η ορθή νομική βάση επί της οποία θεμελιώνεται η νόμιμη επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του εργαζομένου και όχι η συγκατάθεση του εργαζόμενου, όπου εσφαλμένως, πιθανώς αναγράφονται στα έντυπα ή ισχυρίζεται ο εργοδότης.

2. Ο εργοδότης, τηρώντας τις αρχές του ΓΚΠΔ θα πρέπει να εφαρμόζει πολιτικές αποδεκτής χρήσης των ηλεκτρονικών μέσων και να τις γνωστοποιεί στους εργαζόμενους. Οι πολιτικές αυτές πρέπει να περιγράφουν την επιτρεπόμενη χρήση των δικτύων και του εξοπλισμού του φορέα και την πραγματοποιούμενη επεξεργασία λεπτομερώς, όπως και τη δυνατότητα θεμιτής πρόσβασης του εργοδότη στα ηλεκτρονικά μέσα που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι. Σύμφωνα με τις ΚΓ της ΟΕ29 , τη νομολογία του ΔΕΕ και όπως έχει κριθεί από την ΑΠΔΠΧ, ο εργοδότης μπορεί να επεξεργάζεται θεμιτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων βάσει της συμβατικής τους σχέσεως, αφού προηγουμένως έχει ενημερώσει υπό όρους διαφάνειας κατ’ εφαρμογή των οριζομένων στην αιτιολογική σκέψη 58 ΓΚΠΔ κατ’ εφαρμογή του άρ. 5 παρ. 1 ΓΚΠΔ για όλες τις επί μέρους πράξεις επεξεργασίας.

3.Όταν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν υποκείμενο των δεδομένων συλλέγονται από το υποκείμενο των δεδομένων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά τη λήψη των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, παρέχει προς αυτό όλες τις πληροφορίες που ορίζει το άρθρο 13 παρ. 1 και 2 ΓΚΠΔ. Σύμφωνα με τις Κατευθυντήριες Γραμμές (ΚΓ) της ΟΕ29 σχετικά με τη διαφάνεια κατά την ενημέρωση των υποκειμένων και οι παρεχόμενες πληροφορίες θα πρέπει να είναι συγκεκριμένες, οριστικές και σαφείς. Συγκεκριμένα διευκρινίζεται στις ανωτέρω ΚΓ (σκέψη 13) ότι: «Η χρήση γλωσσικών προσδιορισμών όπως «ενδέχεται», «ορισμένος», «συχνά» και «πιθανός» θα πρέπει επίσης να αποφεύγεται. Όταν οι υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων επιλέγουν να χρησιμοποιούν αόριστη διατύπωση, θα πρέπει να είναι σε θέση, σύμφωνα με την αρχή της λογοδοσίας, να αποδεικνύουν τον λόγο για τον οποίο η χρήση τέτοιας διατύπωσης δεν ήταν δυνατό να αποφευχθεί και γιατί δεν υπονομεύει τη νομιμότητα της επεξεργασίας».

Συμπέρασμα

1.Επομένως, η φράση «έγκριση» όπου υπάρχει στα εργοδοτικά έγγραφα Πολιτικής Ορθής Χρήσεως, έχοντας σκοπό να θεμελιώσει συναίνεση ή συγκατάθεση του εργαζομένου δεν ικανοποιεί τον εκ του ΓΚΠΔ απαιτούμενο σκοπό διότι δίνει εσφαλμένα την εντύπωση ότι ο εργαζόμενος γίνει την συγκατάθεσή του για την εφαρμογή της εν λόγω Πολιτικής, ενώ κατά τον ορθό τρόπο θα έπρεπε ο εργαζόμενος υπό όρους διαφάνειας να επιβεβαιώνει ότι έλαβε γνώση του σχετικού εντύπου και κατά μείζονα λόγο του περιεχομένου και των αναλυτικά επί μέρους αναφερομένων πράξεων επεξεργασίας.

2.Επίσης δεν είναι επιτρεπτή η χρήση της φράσεως «ενδέχεται»  σε αυτά τα εργοδοτικά έντυπα διότι, λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις ως άνω αναφερθείσες Κατευθυντήριες Γραμμές δημιουργεί ανασφάλεια δικαίου στο υποκείμενο, καθώς δεν διασφαλίζει την απαιτούμενη διαφάνεια για τις επιμέρους πράξεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων του.

Περιπτωσιολογικές υποχρεώσεις εργοδοτών κατά τον ΓΚΠΔ

1.Οι εργαζόμενοι, ενασκώντας το δικαίωμα πρόσβασης και ειδικώς μετά την απόλυσή τους και μη έχοντας πρόσβαση σε φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία του εργοδότη δικαιούνται να λάβουν αντίγραφα όλων των εγγράφων που τον αφορούν και περιλαμβάνουν επεξεργασία προσωπικών του δεδομένων

2.Αντιθέτως, έγγραφα επιστημονικής έρευνας, νομοθεσίες, επιστημονικά πρωτόκολλα κλπ κρίνεται ότι δεν συνιστούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του εργαζομένου και ως εκ τούτου εκφεύγουν του ελέγχου της ΑΠΔΠΧ

Πηγή: υπ’ αριθ.27/2024 Απόφαση ΑΠΔΠΧ